Work Order Management Software ist eine Lösung, mit der Facility Manager alle Arbeitsauftragsinformationen über ein einziges Dashboard effektiv verfolgen und verwalten können. Mit einem zentralen Ort zum Erstellen von Serviceanfragen, Überwachen von Statusaktualisierungen in Echtzeit, Verfolgen der Fertigstellung und Hinterlassen von Feedback zu den durchgeführten Arbeiten können Standortmanager Arbeitsaufträge in einem Unternehmen mit mehreren Standorten problemlos verwalten.
Ein gut gestaltetes Arbeitsauftragsmanagementsystem ist intuitiv und umfassend und macht es einfach, den gesamten Arbeitsauftragsprozess von Anfang bis Ende zu verwalten.Anstatt dass Mitarbeiter Serviceanfragen manuell einreichen müssen, automatisiert die Work Order Management-Software einen Großteil des Prozesses: Mit nur wenigen Klicks kann ein Arbeitsauftrag eingegeben, genehmigt und an einen Auftragnehmer gesendet werden.
Warum ist Work Order Management Software so wichtig?
Jeder erfahrene Facility Manager wird Ihnen sagen, dass ein organisiertes, effizientes Arbeitsauftragsprogramm für den langfristigen Erfolg unerlässlich ist. Hunderte von Reparatur- und Wartungsanfragen können an einem einzigen Tag durch eine Facility-Management-Abteilung geleitet werden. Die schnelle und vollständige Erfüllung von Arbeitsaufträgen sorgt dafür, dass Ihre Standorte reibungslos funktionieren und Ihre Kunden zufrieden sind.
Allzu oft sind Arbeitsaufträge jedoch mit Fehlern behaftet und können Wochen dauern, bis sie bearbeitet werden. Verzögerungen, Ungenauigkeiten und Missverständnisse können kostspielig werden, wenn sie zu häufig auftreten – und dies ist häufig der Fall, wenn die Verfolgung von Arbeitsaufträgen mit Stift und Papier durchgeführt wird.
Warum das Rad jedes Mal neu erfinden, wenn vorbeugende Wartung durchgeführt werden muss? Work Order Management Software automatisiert den gesamten Prozess der Arbeitsauftragsplanung. Es wird Ihrem Team helfen:
- Finden Sie den richtigen Auftragnehmer für den Auftrag.
- Verwalten Sie die Dienste, die Sie benötigen, wenn Sie sie benötigen.
- Bezahlen Sie durch effiziente und automatisierte Zahlungen.
- Analysieren Sie erweiterte Daten und Analysen.
Hauptvorteile der Work Order Management Software
Kosten senken
Reduzieren Sie die gesamten Wartungsausgaben, indem Sie erfahrene Auftragnehmer zum angemessenen Preis für den Auftrag einstellen, die für die Reparatur aufgewendete Zeit mit GPS-Standortverfolgung validieren, die Gesamtdauer bis zur Fertigstellung für jede Aufgabe minimieren und Rechnungsfehler mit elektronischen Zahlungen vermeiden.
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Verwenden Sie Work Order Management-Software, um routinemäßige vorbeugende Wartungsarbeiten zu prognostizieren und zu planen, um Notausfälle und kostspieligen Austausch von Anlagen zu vermeiden. Besser noch, sparen Sie Zeit mit einer automatisierten geplanten Wartungsplanung basierend auf aufgezeichneten Anlagenanforderungen.
Leistungssteigerung
Verbessern Sie die Leistung von Dienstleistern und Auftragnehmern, indem Sie Fotos, einen detaillierten Reparaturverlauf und andere relevante Informationen zum Asset direkt in der Work Order Management-Plattform bereitstellen.
Verlängern Sie die Lebensdauer von Geräten und Anlagen
Ein gut geplantes und durchgeführtes vorbeugendes Wartungsprogramm kann die Lebensdauer von Geräten und Anlagen verlängern und gleichzeitig die Wartungskosten senken. Notfallreparaturen sind teurer – sowohl in harten Dollar als auch in Ausfallzeiten – als vorbeugende Wartung.
Steigern Sie die Effizienz
Verbessern Sie die betriebliche und administrative Effizienz, indem Sie Ihr Arbeitsauftragsmanagementprogramm digitalisieren, die Übermittlung von Arbeitsaufträgen rationalisieren und den Versand von Auftragnehmern automatisieren. Vermeiden Sie Zeitverschwendung beim Sortieren, Priorisieren und Einreichen manueller Rechnungen zur Genehmigung.
Funktionen der Work Order Management Software
Diese einzigartigen Funktionen unterscheiden uns von anderen Anbietern:
Vereinfachtes Sourcing
Mit ServiceChannel haben Sie Zugriff auf über 50.000 Dienstleister, die nach Fachgebieten, Versicherungen, Lizenzen, Erfahrung, Servicebereichen und mehr geordnet sind. Unsere Plattform hilft Ihnen, qualifizierte Anbieter zu finden, wenn Sie einen neuen Standort eröffnen oder einen neuen Handel benötigen.
Garantiemanagement
Zahlen Sie nicht für Arbeiten, die bereits von einer Garantie abgedeckt sind. Mit ServiceChannel können Sie garantierte Aufträge automatisch an den richtigen Lieferanten senden – oder den Arbeitsauftrag einfach intern überprüfen und den NTE auf Null setzen, um eine Rechnungsstellung zu verhindern.
Angepasste Dashboards
Erhalten Sie einen vollständigen Einblick in die Ausgaben nach Handel, Kategorie, Priorität und Anbieter basierend auf Ihrer Auftragshistorie. Trends anzeigen und Ausreißer identifizieren.
Überwachung der Auftragnehmerleistung
Mit unserer Software für Arbeitsaufträge können Sie die Leistung von Auftragnehmern über wichtige Kennzahlen hinweg anzeigen. Überwachen Sie die Servicequalität und die Abschlussrate und geben Sie konstruktives Feedback, um konstruktive Partnerschaften zu fördern.
Vom Auftragnehmer initiierte Arbeitsaufträge
Sparen Sie Zeit bei Reparaturen. Mit unserem Arbeitsauftragssystem können Auftragnehmer vor Ort Arbeitsaufträge für vorab genehmigte Arten von Arbeiten generieren.
Mobiler Zugriff
Mit der ServiceChannel Mobile Facility Management App können Sie Arbeitsaufträge unterwegs erstellen, bearbeiten oder neu zuweisen, Warnungen überprüfen und den Fortschritt überwachen.
Risikomanagement
Unser Work Order Management System ist in unsere Auftragnehmer-Management-Software eingebunden und erleichtert die Überwachung von Auftragnehmerversicherungen, Zertifizierungen und Tarifen. ServiceChannel verhindert, dass Auftragnehmern Arbeiten zugewiesen werden, bis sie alle Anforderungen erfüllt haben, und wir benachrichtigen Sie, wenn Anforderungen veraltet oder abgelaufen sind.
Elektronische Rechnungsstellung
Auftragnehmer können über unser Arbeitsauftragsprogramm elektronisch Rechnungen erstellen, wodurch Papierrechnungen entfallen und die Bearbeitungskosten gesenkt werden. Rechnungen werden gegen den entsprechenden Arbeitsauftrag eingereicht, was einen schnellen Vergleich mit den durchgeführten Arbeiten ermöglicht, um genauere Genehmigungen zu erhalten.
FAQs zur Work Order Management Software
Wie verbessert Work Order Management Software die Effizienz?
Mit ausgeklügelter Work Order Management Software können Facility Manager beruhigt sein und wissen, dass sie automatisch über wichtige Prioritäten, neue Serviceanfragen, Statusänderungen von Arbeitsaufträgen oder Notfälle informiert werden – 24/7. Dies vereinfacht die Priorisierung von Arbeitsaufträgen und ermöglicht es FMs, einen präventiven und nicht reaktiven Ansatz für die Wartung zu verfolgen.
Durch den Zugriff auf die bereits in der Facility-Management-Plattform gespeicherten Daten und die Automatisierung des Arbeitsauftragsprozesses steigert Ihr Unternehmen nicht nur die Effizienz des Arbeitsauftragseinreichungsprozesses, sondern auch die Gesamtauflösungszeit. Das FM-Team kann Statusaktualisierungen in Echtzeit überwachen, mit Dienstleistern kommunizieren, Ausreißer verfolgen und sicherstellen, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Es gibt weniger mühsame Handarbeit und ein höheres Maß an Genauigkeit – was sich in einer besseren Erfahrung für Mitarbeiter und Kunden niederschlägt.
Warum ist die Integration mobiler Apps für die Auftragsverwaltungssoftware wichtig?
Mit der mobilen Work Order Management-Software können FMs, Standortmanager und interne Techniker Arbeitsaufträge von überall und jederzeit versenden, verwalten und verfolgen. Darüber hinaus ermöglichen Work Order Mobile Apps Drittanbietern und Auftragnehmern, Arbeitsaufträge zu erhalten und umgehend zu reagieren – auch unterwegs oder auf einer anderen Baustelle.
Mobile Apps machen es auch für entsandte Techniker einfach, mit GPS-Tracking an den von ihnen betreuten Standorten ein- und auszuchecken, bei Bedarf das FMs zu kontaktieren und Arbeitsaufträge mit wichtigen Informationen zu aktualisieren.
Wie unterstützt die Work Order Management Software Schütze?
Integrierte Work Order Management-Software kann Auftragnehmer auf folgende Weise unterstützen und letztendlich davon profitieren:
- Erhöhte Genauigkeit: Reduzieren oder beseitigen Sie Konflikte in Bezug auf Zahlung und Zeitaufwand für eine Reparatur mit GPS-Check-in / Check-out-Funktionen und automatisierter Rechnungsstellung
- Verbesserte Effizienz: Auftragnehmer erhalten eine schnellere Antwort auf Vorschläge, können einfacher mit FMs- und Standortmitarbeitern kommunizieren und haben vollen Zugriff auf wichtige Details zum Auftrag oder Vermögenswert
- Schnellere Zahlungen: Mit elektronischen Zahlungsfunktionen können Auftragnehmer Rechnungen verfolgen und herausfinden, wann ihre Zahlung nach jedem Arbeitsauftrag eintrifft. Auftragnehmer können auch für mehrere in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossene Aufträge in großen Mengen bezahlt werden.
Letztendlich unterstützt die Work Order Management Software sowohl Auftragnehmer als auch Lieferanten, da sie doppelte Dateneingaben reduziert, menschliche Fehler praktisch eliminiert und es beiden Parteien ermöglicht, Statusaktualisierungen in Echtzeit anzuzeigen.
Um Work Order Management Software erfolgreich in das Facility Management Programm zu integrieren, müssen sowohl neue als auch bestehende Auftragnehmer vollständig in den Prozess eingebunden werden. Aus diesem Grund müssen sich FM-Teams auf die Schulung und das Onboarding von Auftragnehmern konzentrieren, damit sie alle Vorteile der Work Order Management-Software voll ausschöpfen können.
