Il software di gestione degli ordini di lavoro è una soluzione che consente ai gestori delle strutture di monitorare e gestire in modo efficace tutte le informazioni sugli ordini di lavoro attraverso un unico dashboard. Con un luogo centralizzato per creare richieste di servizio, monitorare gli aggiornamenti di stato in tempo reale, monitorare il completamento e lasciare un feedback sul lavoro svolto, i responsabili delle posizioni possono gestire facilmente gli ordini di lavoro in un’azienda multi-posizione.
Un sistema di gestione degli ordini di lavoro ben progettato è intuitivo e completo e semplifica la gestione dell’intero processo degli ordini di lavoro dall’inizio alla fine.Invece di avere dipendenti inviare manualmente le richieste di servizio, software di gestione degli ordini di lavoro automatizza gran parte del processo: Con pochi clic, un ordine di lavoro può essere inserito, approvato, e inviato a un appaltatore.
Perché il software di gestione degli ordini di lavoro è così importante?
Qualsiasi facility manager esperto ti dirà che un programma di ordini di lavoro organizzato ed efficiente è essenziale per il successo a lungo termine. Centinaia di richieste di riparazione e manutenzione possono incanalare attraverso un reparto di gestione delle strutture in un solo giorno. L’evasione rapida e completa degli ordini di lavoro è ciò che mantiene le tue sedi senza intoppi e i tuoi clienti felici.
Troppo spesso, tuttavia, gli ordini di lavoro sono pieni di errori e possono richiedere settimane per essere affrontati. Ritardi, imprecisioni e problemi di comunicazione possono diventare costosi se si verificano troppo frequentemente – e questo è spesso il caso quando il monitoraggio degli ordini di lavoro viene effettuato su carta e penna.
Perché reinventare la ruota ogni volta che la manutenzione preventiva deve essere fatta? Il software di gestione degli ordini di lavoro automatizza l’intero processo di pianificazione degli ordini di lavoro. Aiuterà la tua squadra:
- A trovare l’appaltatore giusto per l’incarico.
- Gestisci i servizi di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.
- Pagare attraverso pagamenti efficienti e automatizzati.
- Analizza dati e analisi avanzate.
Vantaggi principali del software di gestione degli ordini di lavoro
Ridurre i costi
Ridurre la spesa totale per la manutenzione assumendo appaltatori esperti al prezzo appropriato per il lavoro, convalidando il tempo speso per la riparazione con il tracciamento della posizione GPS, riducendo al minimo il tempo complessivo di completamento per
Automatizza le attività ricorrenti
Utilizza il software di gestione degli ordini di lavoro per prevedere e pianificare la manutenzione preventiva di routine, evitando guasti di emergenza e costose sostituzioni di asset. Meglio ancora, risparmia tempo con la pianificazione della manutenzione pianificata automatizzata in base ai requisiti delle risorse registrati.
Aumentare le prestazioni
Migliorare le prestazioni del fornitore di servizi e dell’appaltatore fornendo fotografie, cronologia dettagliata delle riparazioni e altre informazioni pertinenti sull’asset direttamente all’interno della piattaforma di gestione degli ordini di lavoro.
Estendere la durata delle attrezzature e degli asset
Un programma di manutenzione preventiva ben pianificato ed eseguito può prolungare la vita delle attrezzature e degli asset riducendo al contempo i costi di manutenzione. Le riparazioni di emergenza sono più costose – sia in dollari duri che in tempi di inattività-rispetto alla manutenzione preventiva.
Aumenta l’efficienza
Migliora l’efficienza operativa e amministrativa digitalizzando il programma di gestione degli ordini di lavoro, semplificando l’invio degli ordini di lavoro e automatizzando la spedizione dell’appaltatore. Elimina lo spreco di tempo per ordinare, dare priorità e inviare fatture manuali per l’approvazione.
Caratteristiche del software di gestione degli ordini di lavoro
Queste caratteristiche uniche ci distinguono dagli altri fornitori:
Sourcing semplificato
ServiceChannel ti consente di accedere a oltre 50.000 fornitori di servizi, organizzati per specialità, assicurazioni, licenze, esperienza, aree di servizio e altro ancora. La nostra piattaforma ti aiuta a trovare fornitori qualificati ogni volta che apri una nuova posizione o richiedi un nuovo commercio.
Gestione della garanzia
Non pagare per lavori già coperti da garanzia. Con ServiceChannel, è possibile inviare automaticamente i lavori garantiti al fornitore appropriato o semplicemente rivedere l’ordine di lavoro internamente e impostare l’NTE su zero per impedire la fatturazione.
Dashboard personalizzati
Ottieni una visione completa della spesa per commercio, categoria, priorità e fornitore in base alla cronologia degli ordini di lavoro. Visualizzare le tendenze e identificare valori anomali.
Contractor Performance Monitoring
Il nostro software per l’ordine di lavoro consente di visualizzare le prestazioni dell’appaltatore attraverso le metriche chiave. Monitorare la qualità del servizio e il tasso di completamento e fornire feedback costruttivi al fine di promuovere partnership costruttive.
Ordini di lavoro avviati dall’appaltatore
Risparmia tempo sulle riparazioni. Con il nostro sistema di ordini di lavoro gli appaltatori possono generare ordini di lavoro in loco per tipi di lavoro pre-approvati.
Accesso mobile
Crea, modifica o riassegna gli ordini di lavoro in movimento, controlla gli avvisi e monitora i progressi utilizzando l’app ServiceChannel Mobile Facility Management.
Risk Management
Il nostro sistema di gestione degli ordini di lavoro si lega al nostro software di gestione del contraente, semplificando il monitoraggio di assicurazioni, certificazioni e tariffe del contraente. ServiceChannel impedisce agli appaltatori di essere assegnati lavori fino a quando non completano tutti i requisiti e ti avvisiamo quando i requisiti sono obsoleti o scaduti.
Fatturazione elettronica
Gli appaltatori possono fatturare elettronicamente attraverso il nostro programma di ordini di lavoro, eliminando le fatture cartacee e riducendo i costi di elaborazione. Le fatture vengono inviate contro l’ordine di lavoro appropriato, consentendo rapidi confronti con il lavoro eseguito per approvazioni più accurate.
Domande frequenti sul software di gestione degli ordini di lavoro
In che modo il software di gestione degli ordini di lavoro migliora l’efficienza?
Con un sofisticato software di gestione degli ordini di lavoro, i gestori delle strutture possono stare tranquilli sapendo che verranno automaticamente avvisati di eventuali priorità importanti, nuove richieste di servizio, cambiamenti di stato degli ordini di lavoro o emergenze – 24/7. Ciò semplifica la definizione delle priorità degli ordini di lavoro e consente a FMs di adottare un approccio preventivo, piuttosto che reattivo, alla manutenzione.
Accedendo ai dati già memorizzati all’interno della piattaforma di gestione delle strutture e automatizzando il processo degli ordini di lavoro, l’organizzazione guadagna efficienza non solo nel processo di invio degli ordini di lavoro, ma anche nel time-to-resolution complessivo. Il team FM può monitorare gli aggiornamenti di stato in tempo reale, comunicare con i fornitori di servizi, tenere traccia di eventuali valori anomali e assicurarsi che le fatture vengano pagate in tempo. C’è meno noioso, lavoro manuale e un maggior grado di precisione – che si traduce in una migliore esperienza sia per i dipendenti e clienti.
Perché l’integrazione delle app mobili è importante per il software di gestione degli ordini di lavoro?
Il software di gestione degli ordini di lavoro mobile consente a FMS, location manager e tecnici interni di inviare, gestire e tenere traccia degli ordini di lavoro da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Inoltre, le app mobili per ordini di lavoro consentono a fornitori di servizi e appaltatori terzi di ricevere ordini di lavoro e rispondere tempestivamente, anche in viaggio o in un altro cantiere.
Le app per dispositivi mobili semplificano inoltre il check-in e il check-out delle sedi in cui si trovano utilizzando il tracciamento GPS, contattano FMS quando necessario e aggiornano gli ordini di lavoro con informazioni importanti.
In che modo il software di gestione degli ordini di lavoro supporta i contattori?
Il software integrato di gestione degli ordini di lavoro può supportare e, in ultima analisi, avvantaggiare gli appaltatori nei seguenti modi:
- Maggiore precisione: Ridurre o eliminare i conflitti intorno a pagamento e i tempi di riparazione con il GPS check-in/check-out capacità e automatizzato di fatturazione
- Migliorata Efficienza: gli Appaltatori di ricevere una risposta più rapida alle proposte, in grado di comunicare più facilmente con FMs e posizione personale, e di avere il pieno accesso a importanti informazioni circa il lavoro o patrimoniale
- più Veloce Pagamenti: Con capacità di pagamento elettronico, appaltatori possibile tenere traccia delle fatture e scoprire quando il loro pagamento arriva dopo ogni ordine di lavoro. Gli appaltatori possono anche essere pagati alla rinfusa per più lavori completati durante un determinato periodo di tempo.
In definitiva, il software di gestione degli ordini di lavoro supporta sia gli appaltatori che i fornitori, in quanto riduce l’immissione duplicata dei dati, elimina virtualmente l’errore umano e consente a entrambe le parti di visualizzare gli aggiornamenti di stato in tempo reale.
Per integrare con successo il software di gestione degli ordini di lavoro nel programma di gestione delle strutture, sia gli appaltatori nuovi che quelli esistenti devono essere pienamente coinvolti nel processo. Per questo motivo, i team FM devono concentrarsi sulla formazione e l’onboarding degli appaltatori in modo che possano trarre il massimo vantaggio da tutto ciò che il software di gestione degli ordini di lavoro ha da offrire.
