La creación de documentación de TI cuesta dinero, pero la mayoría de las empresas pierden inmediatamente su documentación tan pronto como se compra o crea. El método más común de gestionar la documentación es imprimirla y colocarla en carpetas en filas de estantes ignorados. Hay una manera mejor.
Hacer que esos documentos de TI sean útiles requiere tres elementos:
- Digitalice la documentación de la base de datos
- Estandarice los formatos
- Indexe el contenido del documento para que se puedan buscar.
Aquí para las herramientas y no hay tiempo para leer todo el post? Aquí está nuestra lista de las cinco mejores herramientas de documentación de TI:
- SolarWinds Passportal (OBTENER DEMOSTRACIÓN) Un sistema protector de contraseñas de equipo que también opera un almacén de documentos basado en la nube.
- IT Glue Una plataforma de gestión de documentos en línea que se integra con muchos sistemas de gestión de proyectos y colaboración.
- ITBoost Un sistema de documentación basado en la web que es propiedad de ConnectWise, un sistema de gestión de infraestructura.
- Confluence Un sistema de colaboración, comunicación y documentación empresarial ampliamente utilizado en la industria de TI.
- DokuWiki Un creador de Wiki gratuito que se puede usar para construir una base de conocimientos interna.
Mantener la documentación de TI en formato digital es el primer paso para que la documentación corporativa se pueda utilizar. Es una reacción típica imprimir documentos y ponerlos en una estantería. Esa es una estrategia especialmente útil para la persona o empresa que creó la documentación, ya que proporciona una prueba física y visual de su arduo trabajo. Sin embargo, la mayoría de la gente está de acuerdo en estos días en que se debe evitar el uso excesivo de papel. Los documentos impresos ocupan espacio, requieren una inversión en gabinetes de almacenamiento y requieren que se talen muchos árboles.
El segundo paso es estandarizar el formato de almacenamiento utilizado para esos documentos. Si los documentos de TI se originaron en formato digital, entonces hay una alta probabilidad de que estén en un pequeño número de tipos de documentos. Los formatos Microsoft Word y PDF son muy comunes y se pueden convertir a otros formatos.
La etapa final es indexar el contenido de los documentos. Esta es una tarea laboriosa cuando se realiza manualmente, pero se puede completar con procesos automatizados muy rápidamente.
Convertir documentos de TI ignorados en fuentes de información de acceso frecuente solo requiere una herramienta de gestión de documentos eficiente. Un paso mejor es crear todos los documentos de TI de su empresa en un formato de archivo configurado para su interpretación en sistemas accesibles basados en la web, como el formato Wiki.
Hay muchos sistemas de gestión de documentos disponibles en el mercado. Sin embargo, es una categoría de software que pocas personas conocen y pocas personas saben qué buscar para evaluar correctamente todas las opciones.
Hemos investigado el mercado. Enumeramos los atributos necesarios de una herramienta de documentos de TI y luego analizamos todos los productos del mercado para ver cuáles coincidían con esta lista de requisitos.
Las mejores herramientas de documentación
Cada uno de estos sistemas de documentación es un poco diferente. Cada uno tiene diferentes fortalezas y atraerá a diferentes organizaciones. Algunos crean formatos de presentación de documentos que se parecen a páginas web y otros se adaptan mejor a la importación de documentos existentes que otros. Algunos son sistemas de documentación en los que se debe escribir la documentación de su sistema. Otras son herramientas de detección de sistemas que generarán su documentación de TI automáticamente.
Puede leer más sobre estas opciones en las siguientes secciones.
SolarWinds Passportal (OBTENER DEMOSTRACIÓN)
Passportal fue adquirido por SolarWinds, el productor líder de herramientas de gestión de infraestructura de TI, en abril de 2019. A través de una serie de compras, SolarWinds ha creado una poderosa división que tiene como objetivo proporcionar software de soporte para proveedores de servicios gestionados. Passportal es ahora parte de esa división, llamada SolarWinds MSP.
Passportal ofrece una combinación de servicios para MSP. Uno es un sistema de gestión de contraseñas y otro es un gestor de documentos. Aunque ese servicio se llama SolarWinds Document Manager, es parte de Passportal suite y llegó a SolarWinds con su reciente adquisición.
El administrador de contraseñas de Passportal y el Administrador de documentos de SolarWinds forman el núcleo de la suite de Passportal. Es imposible suscribirse al sistema de documentos sin tomar también el administrador de contraseñas.
Passportal es un servicio en la nube y está dirigido a MSP. Se espera que los proveedores de servicios múltiples utilicen el sistema de documentación internamente y lo desplieguen para proporcionar almacenes de información a las empresas clientes y sus empleados. Por ejemplo, un MSP puede reducir el número de empleados del cliente que llaman al servicio de asistencia mediante la construcción de una base de conocimientos de autoayuda que explica cómo resolver problemas en la red del cliente.
La lógica detrás de la fusión de la provisión de administradores de contraseñas y almacenes de documentos es que estas dos áreas admiten la mayor parte de las llamadas que los empleados del cliente realizarán al Servicio de asistencia proporcionado por MSP.
El sistema de documentos es a la vez un almacén de información, una suite de edición y un sistema de formato de presentación. El sistema comienza guiando al MSP en qué información extraer de los técnicos que trabajan para una empresa cliente cuando el MSP ofrece por primera vez un contrato.
El conocimiento sobre el sistema del cliente es esencial para redactar un contrato de servicio preciso. Una vez que comienza la relación de trabajo, se debe alentar a los técnicos del cliente a impartir su conocimiento del sistema que ejecutan.
Esta información puede destilarse en procedimientos operativos estándar almacenados en el administrador de documentos. Paso a paso, el MSP puede crear una definición del sistema, cómo operarlo y cómo lo usan los empleados. Parte de esa información se convertirá en guía para los técnicos de MSP y otra se convertirá en guías de solución de problemas para permitir a los usuarios de los sistemas de los clientes solucionar sus propios problemas. Puede solicitar una demostración en su sitio.
Passportal de SolarWinds Get Demo
IT Glue
IT Glue es el principal rival de SolarWinds Passportal. Este es el sistema de documentación, propiedad de Kaseya, un importante proveedor de software MSP. IT Glue también combina la gestión de contraseñas y documentos en el mismo servicio.
A pesar de ser propiedad de un productor de suites PSA y RMM, ITGlue no limita su interoperabilidad a sus productos hermanos. Ciertamente, hay integraciones para ITGlue con los sistemas PSA y RMM de Kaseya, llamados Kaseya BMS y Kaseya VSA. El sistema de documentación también se integra con el software MSP rival producido por Pulseway, ConnectWise y SolarWinds.
IT Glue es un servicio basado en la nube que se cobra por suscripción. El servicio está disponible en tres ediciones: Basic, Select y Enterprise. Todos estos son precios por usuario al mes con un número mínimo de empleados de cinco, aunque la edición Enterprise está disponible para uno a cuatro usuarios a un precio mensual mucho más alto que el plan para cinco usuarios. No hay una opción en las instalaciones. Todos los planes incluyen la plataforma de documentación. El servicio proporciona una base de conocimientos/editor de estilo wiki, que también proporciona una estructura de almacenamiento de información.
IT Glue ofrece una utilidad de detección de sistemas como característica adicional, no incluida en las ediciones estándar. Este sistema de detección automática explorará automáticamente los inventarios de hardware y software de una red y los documentará todos.
El sistema IT Glue crea un marco para la documentación, proporciona plantillas para escribir y estructura la información grabada para la presentación. También proporciona espacio de almacenamiento para la base de documentos e interfaces para creadores y consumidores de los almacenes de documentos. Todas las comunicaciones con el servicio ITGlue están protegidas por cifrado, al igual que los datos almacenados en el servidor IT Glue.
IT Glue produce un paquete alternativo, llamado MyGlue. El sistema MyGlue es una plataforma de autoservicio para la que los clientes finales se inscriben directamente, mientras que el pegamento IT está destinado a ser utilizado por los proveedores de servicios múltiples para poner información a disposición de los empleados de la empresa cliente. MyGlue incluye funciones de restablecimiento de contraseñas y creación de bases de conocimientos.
ITBoost
ITBoost es propiedad de ConnectWise, que es otro importante productor de sistemas de gestión de infraestructura. También es un proveedor líder de software para MSP. Así que ITBoost, ITGlue y Passportal están en competencia muy estrecha.
Al igual que sus principales rivales, ITBoost es un servicio en la nube dirigido a MSP y también incluye servicios de gestión de contraseñas y almacén de contraseñas. Los documentos creados por ITBoost pueden presentar información a usuarios internos o externos. Los documentos para usuarios externos incluyen un formato de formulario de comentarios que permite a los empleados de sus clientes dar calificaciones de los servicios del MSP.
El sistema ITBoost tiene la capacidad de importar documentos y también incluye un editor. Otra característica interesante es la capacidad de obtener información de los tickets de soporte. Las instalaciones de recopilación de datos, la estructura de presentación y las plantillas de documentos se combinan para apoyar la creación de procedimientos operativos estándar para el personal de la plataforma compartida única y una base de conocimientos para los usuarios admitidos.
ITBoost tiene una serie de funciones que se basan en la coexistencia de ConnectWise en el sitio: ConnectWise Control, ConnectWise Automate y ConnectWise Manage. También incluye la grabación de configuraciones de dispositivos, ayudando a documentar los sistemas que gestiona el MSP.
Las comunicaciones a través de Internet y el almacenamiento de datos en los servidores ITBoost están encriptados para mayor seguridad.
A pesar de ser una propiedad de ConnectWise, ITBoost puede integrarse con sistemas PSA rivales proporcionados por, entre otros, Kaseya y Pulseway. También se integra con paquetes RMM producidos por Atera, SolarWinds y Kaseya. También se integra con ITGlue, Slack y una gama de sistemas telefónicos VoIP. ITBoost está disponible en una prueba gratuita de 14 días.
Confluence
Confluence es un producto de la casa de software australiana Atlassian. Este es un sistema de documentación, colaboración y gestión del conocimiento muy exitoso. Atlassian también posee Jira, la herramienta de gestión de proyectos, y ambos sistemas se integran para crear un conjunto de soporte de proyectos.
La combinación de Jira para la planificación y gestión de proyectos con Confluence para la documentación y la comunicación es muy popular entre los equipos de desarrollo ágil. Confluence ha sido descrita como una plataforma de redes sociales privadas para empresas. La herramienta está disponible desde 2004 y ha cambiado radicalmente desde entonces. Al principio, era muy similar al formato Wiki típico. Sin embargo, tanto el método operativo del sistema como el estilo de interfaz han cambiado desde entonces.
La apariencia y el propósito de las páginas creadas en Confluence son muy adaptables y están impulsadas por plantillas. El sistema de documentación resultante se parece más a un sitio web. Los diferentes tipos de páginas permiten la creación de anuncios, bases de conocimientos con capacidad de búsqueda y páginas de comentarios de grupo.
La herramienta incluye un editor guiado, que facilita la creación de páginas a través de plantillas. Los documentos preescritos se pueden importar a un sistema de documentos creado por Confluence. Sin embargo, el propósito de Confluence es apoyar la creación de documentos creados dentro del entorno en lugar de actuar como un almacén de documentos, aunque el espacio de almacenamiento se incluye con los planes de acceso en línea de la herramienta.
Confluence está disponible como servicio de suscripción basado en la nube o como software local. Los compradores tienen cinco opciones al considerar este software. Hay tres ediciones para el servicio basado en la nube y dos opciones de compra para el software local.
Las tres ediciones de Cloud Confluence son Gratuitas, Estándar y Premium. Una pequeña empresa podría estar bien con la versión gratuita. Mientras que las versiones Estándar y Premium permiten hasta 5.000 usuarios por cuenta, la versión gratuita está limitada a 10. La característica adicional más importante de las dos versiones de pago es el registro de auditoría. La edición Premium tiene muchos extras sobre la versión estándar, pero el más importante es la inclusión de un módulo de análisis. El espacio de almacenamiento es otro diferenciador con una cuenta gratuita de 2 GB, la cuenta estándar de 250 GB y una asignación de almacenamiento ilimitada para la edición Premium.
La versión local, llamada Servidor, se puede tener por una tarifa única, pero debe decidir el número de usuarios que tendrán acceso al software porque ese es el único factor que influye en el precio. La edición local superior se llama Centro de datos. Este precio es anual e incluye copias de seguridad en la nube para los datos.
DokuWiki
Si desea crear un formato Wiki tradicional para su documentación de TI, tiene muchas opciones de editor y administración de documentos. La mayoría son gratis. Probablemente, el mejor de todos los editores de Wiki es DokuWiki.
Una gran ventaja de DokuWiki es su simplicidad. Esto hace que el editor y el software de gestión de documentos sean fáciles de mantener. El sistema no necesita una base de datos asociada para indexar o almacenar documentos. En su lugar, el sistema de entrega de contenido DokuWiki funciona con archivos de texto como fuente de datos.
Este sistema de gestión de contenido de documentos se lanzó por primera vez en 2004. Por lo tanto, el paquete ha existido durante mucho tiempo, lo que lo convierte en una pieza de software bien establecida y estable.
Este es un programa multiplataforma, por lo que no tiene que preocuparse de tener el tipo de servidor adecuado para alojar el código. Como es un software gratuito, no hay una versión basada en la nube de DokuWiki. Sin embargo, podría instalarse en un servidor virtual de AWS si no desea mantener un host local.
El sistema de gestión de documentos simple y gratuito tiene algunas características excelentes que incluyen control de versiones, con cada versión retenida, control de acceso, plantillas y un sistema de complementos para ampliar la funcionalidad de la herramienta.
La herramienta no se limita a mostrar Occidentales. También es capaz de mostrar conjuntos de caracteres no europeos, como chino, Árabe y hebreo. El CMS tiene un sistema de indexación integrado y la pantalla Wiki terminada incluye un servicio de búsqueda en pleno funcionamiento.
Si no le importa alojar el software en las instalaciones y no desea pagar por un administrador de documentos, esta herramienta podría ser la respuesta que está buscando.
Elegir una herramienta de documentación de TI
Esta revisión solo presenta un pequeño número de opciones. La decisión principal que tendrá que tomar es si desea un administrador de documentación alojado o si desea mantener el software en sus propias instalaciones.
Hay muchas ventajas tanto para las estrategias en línea como para las internas. Algunos gerentes de TI simplemente no se sienten seguros de alojar su inteligencia de negocios fuera de las instalaciones seguras de sus propias empresas. Si eso te describe, entonces tienes dos opciones en esta lista en forma de DokuWiki y Confluence. Hay cuatro servicios alojados en esta lista porque esa configuración es cada vez más accesible a medida que más empresas entran en el mercado.
Las herramientas de pago de esta lista pueden resultar bastante caras. Sin embargo, si eres una empresa pequeña o una startup con muy poco que gastar, entonces tienes dos opciones gratuitas en esta lista para elegir: DokuWiki y la edición gratuita de Confluence.
Escribir su documentación de TI en los editores de estas herramientas de gestión de documentos es una mejor idea que simplemente escanear sus bibliotecas de documentación en papel existentes. Los sistemas de gestión de contenidos con formato especial son mejores para proporcionar documentación de TI que los documentos tradicionales de página completa, ya que pueden ofrecer descripciones cortas y consejos rápidos, así como guías de usuario completas y manuales de procedimientos.