El software de gestión de órdenes de trabajo es una solución que permite a los gerentes de instalaciones rastrear y administrar de manera efectiva toda la información de las órdenes de trabajo a través de un único panel de control. Con un lugar centralizado para crear solicitudes de servicio, monitorear actualizaciones de estado en tiempo real, realizar un seguimiento de la finalización y dejar comentarios sobre el trabajo realizado, los gerentes de ubicación pueden administrar fácilmente las órdenes de trabajo en una empresa de varias ubicaciones.
Un sistema de gestión de órdenes de trabajo bien diseñado es intuitivo y completo, y facilita la gestión de todo el proceso de la orden de trabajo de principio a fin.En lugar de que los empleados envíen solicitudes de servicio manualmente, el software de gestión de órdenes de trabajo automatiza gran parte del proceso: con solo unos pocos clics, se puede ingresar, aprobar y enviar una orden de trabajo a un contratista.
¿Por qué es tan Importante el Software de Gestión de Órdenes de Trabajo?
Cualquier gerente de instalaciones con experiencia le dirá que un programa de órdenes de trabajo organizado y eficiente es esencial para el éxito a largo plazo. Cientos de solicitudes de reparación y mantenimiento pueden canalizarse a través de un departamento de administración de instalaciones en un solo día. El cumplimiento rápido y completo de las órdenes de trabajo es lo que mantiene sus ubicaciones funcionando sin problemas y a sus clientes contentos.
Con demasiada frecuencia, sin embargo, las órdenes de trabajo están plagadas de errores y pueden tardar semanas en ser atendidas. Los retrasos, las inexactitudes y los errores de comunicación pueden volverse costosos si ocurren con demasiada frecuencia, y este es el caso a menudo cuando el seguimiento de las órdenes de trabajo se lleva a cabo en lápiz y papel.
¿Por qué reinventar la rueda cada vez que se necesita realizar un mantenimiento preventivo? El software de gestión de órdenes de trabajo automatiza todo el proceso de programación de órdenes de trabajo. Ayudará a su equipo a:
- Encontrar el contratista adecuado para la tarea.
- Gestione los servicios que necesita, cuando los necesite.
- Pague a través de pagos eficientes y automatizados.
- Analice datos y análisis avanzados.
Beneficios clave del Software de Gestión de órdenes de trabajo
Reduzca los costos
Reduzca el gasto total de mantenimiento contratando contratistas experimentados al precio adecuado para el trabajo, validando el tiempo dedicado a la reparación con seguimiento de ubicación GPS, minimizando el tiempo total hasta la finalización de cada tarea y evitando errores de facturación con pagos electrónicos.
Automatice las tareas recurrentes
Utilice el software de gestión de órdenes de trabajo para pronosticar y programar el mantenimiento preventivo de rutina, evitando averías de emergencia y costosos reemplazos de activos. Mejor aún, ahorre tiempo con una programación de mantenimiento planificada automatizada basada en los requisitos de activos registrados.
Aumente el rendimiento
Mejore el rendimiento de los proveedores de servicios y contratistas proporcionando fotografías, un historial de reparaciones detallado y otra información relevante sobre el activo directamente dentro de la plataforma de gestión de órdenes de trabajo.
Extender la vida útil de los equipos y Activos
Un programa de mantenimiento preventivo bien planificado y ejecutado puede prolongar la vida útil de los equipos y activos, al tiempo que reduce el costo de mantenimiento. Las reparaciones de emergencia son más costosas, tanto en dólares duros como en tiempo de inactividad, que el mantenimiento preventivo.
Aumente la eficiencia
Mejore la eficiencia operativa y administrativa digitalizando su programa de gestión de órdenes de trabajo, racionalizando la presentación de órdenes de trabajo y automatizando el envío de contratistas. Elimine la pérdida de tiempo en la clasificación, priorización y envío de facturas manuales para su aprobación.
Funciones del Software de Gestión de órdenes de trabajo
Estas características únicas nos diferencian de otros proveedores:
Abastecimiento simplificado
ServiceChannel le da acceso a más de 50,000 proveedores de servicios, organizados por especialidad, seguros, licencias, experiencia, áreas de servicio y más. Nuestra plataforma le ayuda a encontrar proveedores calificados cada vez que abre una nueva ubicación o requiere una nueva operación.
Gestión de garantías
No pague por trabajos que ya estén cubiertos por una garantía. Con ServiceChannel, puede enviar trabajos garantizados al proveedor adecuado automáticamente – o simplemente revisar la orden de trabajo internamente y establecer el NTE en cero para evitar la facturación.
Paneles personalizados
Obtenga información completa sobre el gasto por operación, categoría, prioridad y proveedor en función de su historial de órdenes de trabajo. Vea tendencias e identifique valores atípicos.
Monitoreo del rendimiento del contratista
Nuestro software de órdenes de trabajo le permite ver el rendimiento del contratista a través de métricas clave. Supervisar la calidad del servicio y la tasa de finalización y proporcionar comentarios constructivos para promover asociaciones constructivas.
Las órdenes de trabajo iniciadas por el contratista
Ahorran tiempo en reparaciones. Con nuestro sistema de órdenes de trabajo, los contratistas pueden generar órdenes de trabajo en el sitio para tipos de trabajo preaprobados.
Acceso móvil
Cree, edite o reasigne órdenes de trabajo sobre la marcha, verifique las alertas y supervise el progreso con la aplicación de Administración de instalaciones móviles de ServiceChannel.
Gestión de riesgos
Nuestro sistema de gestión de órdenes de trabajo se vincula con nuestro software de gestión de contratistas, lo que facilita el monitoreo de seguros, certificaciones y tarifas para contratistas. ServiceChannel evita que se asigne trabajo a los contratistas hasta que completen todos los requisitos y le alertamos cuando los requisitos están desactualizados o vencidos.
Facturación electrónica
Los contratistas pueden facturar electrónicamente a través de nuestro programa de órdenes de trabajo, eliminando las facturas en papel y reduciendo los costos de procesamiento. Las facturas se presentan con la orden de trabajo adecuada, lo que permite comparaciones rápidas con el trabajo realizado para obtener aprobaciones más precisas.
Preguntas Frecuentes Sobre el Software de Gestión de Órdenes de Trabajo
¿Cómo Mejora el Software de Gestión de Órdenes de Trabajo la Eficiencia?
Con un sofisticado software de gestión de órdenes de trabajo, los gerentes de instalaciones pueden estar tranquilos sabiendo que recibirán alertas automáticamente de cualquier prioridad importante, nuevas solicitudes de servicio, cambios en el estado de las órdenes de trabajo o emergencias, 24/7. Esto simplifica la priorización de órdenes de trabajo y permite a FMs adoptar un enfoque preventivo, en lugar de reactivo, para el mantenimiento.
Al acceder a los datos ya almacenados en la plataforma de administración de instalaciones y automatizar el proceso de la orden de trabajo, su organización gana eficiencia no solo en el proceso de envío de la orden de trabajo, sino también en el tiempo total de resolución. El equipo de FM puede monitorear actualizaciones de estado en tiempo real, comunicarse con proveedores de servicios, rastrear cualquier valor atípico y asegurarse de que las facturas se paguen a tiempo. Hay un trabajo manual menos tedioso y un mayor grado de precisión, lo que se traduce en una mejor experiencia tanto para los empleados como para los clientes.
¿Por qué Es Importante la Integración de Aplicaciones Móviles para el Software de Gestión de Órdenes de Trabajo?
El software de gestión de órdenes de trabajo móvil permite a FMs, gerentes de ubicación y técnicos internos despachar, administrar y rastrear órdenes de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, las aplicaciones móviles de órdenes de trabajo permiten a los proveedores de servicios y contratistas externos recibir órdenes de trabajo y responder con prontitud, incluso mientras se encuentran en la carretera o en un lugar de trabajo diferente.
Las aplicaciones móviles también facilitan a los técnicos enviados el registro de entrada y salida de las ubicaciones en las que prestan servicio mediante rastreo GPS, ponerse en contacto con FMs cuando sea necesario y actualizar las órdenes de trabajo con información importante.
¿Cómo Admite el Software de Gestión de Órdenes de Trabajo los Contactores?
El software integrado de gestión de órdenes de trabajo puede ayudar y, en última instancia, beneficiar a los contratistas de las siguientes maneras:
- Mayor precisión: Reduzca o elimine los conflictos en torno al pago y el tiempo dedicado a una reparación con las capacidades de check-in/check-out GPS y facturación automatizada
- Eficiencia mejorada: Los contratistas reciben una respuesta más rápida a las propuestas, pueden comunicarse más fácilmente con el FMs y el personal de ubicación, y tienen acceso completo a detalles importantes sobre el trabajo o el activo
- Pagos más rápidos: Con las capacidades de pago electrónico, los contratistas pueden rastrear las facturas y averiguar cuándo llegará su pago después de cada orden de trabajo. A los contratistas también se les puede pagar a granel por múltiples trabajos completados durante un período de tiempo determinado.
En última instancia, el software de gestión de órdenes de trabajo es compatible con contratistas y proveedores, ya que reduce la entrada de datos duplicados, elimina prácticamente los errores humanos y permite a ambas partes ver las actualizaciones de estado en tiempo real.
Para integrar con éxito el software de gestión de órdenes de trabajo en el programa de gestión de instalaciones, tanto los contratistas nuevos como los existentes deben participar plenamente en el proceso. Por esa razón, los equipos de FM deben centrarse en la capacitación y la incorporación de contratistas para que puedan aprovechar al máximo todo lo que el software de gestión de órdenes de trabajo tiene para ofrecer.
